Excel Dateien können oft sensitive Daten enthalten und der Zugang muss somit begrenzt werden. Darüberhinaus gibt es oft Situationen, in denen die Daten sichtbar sein sollen, aber vom Endbenutzer nicht manipuliert werden dürfen. Wir stellen Ihnen beides vor, aber weisen Sie darauf hin, dass es keine hunderprozentige Sicherheit bei der Excel Datenverschlüsselung gibt.
Im Grunde können Excel-Kennwörter relativ leicht geknackt werden, Excel eine sehr schwache Form der Verschlüsselung verwendet. Passwörter in älteren Versionen von Excel (alles vor 2010) sind extrem leicht zu entschlüsseln. Wenn Sie trotzdem sensitive Daten in Excel haben, dann empfehlen wir zumindest eine Version ab Excel 2010 zu verwenden.
Es gibt mehrere Möglichkeiten in Excel Daten zu schützen.
- Arbeitsblatt (oder Teile/Zellen eines Arbeitsblatts) schützen
- Arbeitsmappe schützen
- Datei schützen
Wichtig: Methode 1 und 2 schützen nur gewisse Teilelemente, und verhindern nicht das unbefugte Öffnen der Datei.
1. Arbeitsblatt (Zellen) schützen
Los geht’s mit der „Überprüfen“ Registerkarte. Dort finden Sie Blatt und Arbeitsmappe schützen. Wenn wir zum Beispiel die folgenden Zellen schützen wollen, verwenden wir die Blatt schützen Option.
In diesem Beispiel aus unserer Excel Haushaltsbuch Lektion (Download hier), wollen wir die Zellen im Bereich „Übersicht“ schützen. Benutzer können also die Zellen im Einnahmen Bereich unten ändern, die Formeln oben, die das Saldo ausrechnen dürfen jedoch nicht manipuliert werden.
In der Standardeinstellung sind bei Excel alle Zellen zum Schutz voreingestellt, d.h. wenn wir jetzt „Blatt schützen“ auswählen, werden alle Zellen im Beispiel oben geschützt. Um das zu ändern, wählen wir Zellen im Bereich Einnahmen an.
Dann entweder über Rechtsklick->Zellen formatieren oder mit der Tastenkombination STRG+1 die Zellenformatierung aufrufen.
Hier entfernen Sie dann die Markierung um die ausgewählten Zellen zu entsperren.
Der letzte Schritt ist nun das ganze Arbeitsblatt zu schützen, die soeben entsperrten Zellen werden dann nicht geschützt (der Rest des Blatts kann aber nicht mehr ohne Kennwort manipuliert werden).
- Blatt schützen wählen
- Wählen Sie aus, was Benutzern erlaubt ist. In der Grundeinstellung dürfen Benutzer Zellen nur auswählen, diese aber dann nicht bearbeiten
- Geben Sie ein Kennwort ein und bestätigen dieses im nächsten Fenster ein zweites Mal
Wenn Sie jetzt eine Zelle im geschützten Bereich bearbeiten wollen, sollte dieses Fenster erscheinen:
Wollen Sie anstatt einigen Zellen das ganze Arbeitsblatt sperren? Das geht einfach da in der Grundeinstellung alle Zellen als gesperrt festgelegt sind. Einfach wie im vorigen Schritt das Arbeitsblatt mit einem Kennwort versehen und all Zellen sind gesperrt.
Tipp: Um sicher zu gehen, dass auch alle Zellen gesperrt werden, wählen Sie erst über STRG+A oder durch einen Klick auf das Kästchen ganz oben links (siehe Screenshot) alle Zellen an. Dann über Zellen formatieren den Schutz auf „Gesperrt“ stellen.
2. Arbeitsmappen Struktur schützen
Eine weitere Möglichkeit bietet „Arbeitsmappe schützen“ an. Verwenden Sie diese wenn Sie den Benutzer daran hindern wollen, dass er neue Arbeitsblätter einfügt, bestehende verschiebt, löscht oder ein-/ausblendet.
3. Excel Dateizugang mit Kennwort schützen
Zu guter Letzt wollen Sie natürlich in vielen Fällen auch die ganze Datei schützen, d.h. wenn ein Benutzer die Excel Datei öffnet muss er erst ein Kennwort eingeben (siehe Screenshot).
Um ein Kennwort einzustellen, müssen Sie einfach beim „Speichern unter“ Ihrer Datei zweimal ein Kennwort eingeben. Bevor Sie auf „Speichern“ klicken, erst noch unter „Tools“ und „Allgemeine Optionen“ das Passwort festlegen.
Das waren die Grundlagen um Ihre Excel Dateien zu sichern. Wichtig wie gesagt ist es, die Versionen ab Excel 2010 zu benutzen und starke Kennwörter zu verwenden, da es ansonsten zu leicht ist diese zu knacken.
